Duzentas páginas de um processo viram 3,5 megabytes. Um pendrive qualquer, de 8 gigabytes, então, pode armazenar cerca de 2.300 calhamaços processuais. O processo de digitalização de processo físicos no Tribunal de Justiça altera, a cada dia, as formas de trabalho nas diversas unidades judiciais.
A demanda atual está na Coordenação dos Juizados Especiais e na Secretaria Especial de Recursos.
A expectativa é de que, nos juizados, mais de 6 mil processos deixem de tramitar pelos meios tradicionais em um prazo de apenas três meses.
Já na Secretaria de Recursos foram quase 9,5 mil volumes de processos digitalizados em 2013, gerando mais de 1 milhão e 800 mil imagens. Somente de janeiro a junho deste ano, 3.784 volumes de processos digitais foram remetidos eletronicamente ao Superior Tribunal de Justiça (STJ), em Brasília.
Todo o trabalho é realizado pelo Núcleo de Digitalização do Tribunal. As atividades foram iniciadas em 2009, a partir de um projeto piloto da Comissão de Informática do Tribunal, em 2009, com o
objetivo de digitalizar processos do segundo grau, aqueles que tramitam nos gabinetes dos desembargadores.
Em 2010, aproveitando a fase de implantação do processo digital no STJ e no Conselho Nacional de Justiça, e os avanços na modernização do Judiciário em nível nacional, o Tribunal de Justiça da Bahia transformou o projeto no Núcleo de Digitalização.
Migração – Numerosos e geralmente volumosos, os processos judiciais precisam ser remetidos, por exemplo, para o STJ, e sua codificação digital representa não apenas em menos gastos com remessas e material, mas também em maior rapidez na tramitação.
Os procedimentos para transformar folhas de papel em dados binários começam quando uma unidade solicita a digitalização de processos, que pode ser motivada por conta da migração para um determinado sistema ou por outras razões.
Após aprovação das partes, o processo é enviado ao Núcleo, que confere e prepara cada documento. Caso seja identificada alguma inconsistência, a ação é reencaminhada para a unidade de origem para certificação.
Passada essa etapa, resta escanear toda a documentação, digitalizando os processos. O calhamaço físico, por sua vez, é reorganizado para seu formato original e arquivado, ou devolvido à unidade de origem.
Para dar conta da tarefa, o núcleo conta com duas salas no prédio anexo à sede do TJBA, 20 servidores, três colaboradores e três estagiários. Juntos, eles operam uma digitalizadora de livros de tamanho A2 até A4, além de uma digitalizadora de microfilmes e sete scanners de produção doados pelo Conselho Nacional de Justiça.
Entre os principais feitos já realizados pelo Núcleo nessa trajetória de cinco anos destacam-se a primeira comarca virtual, em Amélia Rodrigues, e os primeiros Juizados inteiramente digitais, bem como a digitalização e organização de todos os livros de Acórdão das Câmaras.
Responsável técnico do Núcleo de Digitalização, o servidor Marco Túlio Rebouças ressalta a importância do trabalho desenvolvido pelo órgão: “Além da facilidade de acesso e velocidade no julgamento de um processo, temos outros benefícios, como a redução de espaço físico no ambiente de trabalho, redução de poeira e melhoria na qualidade do ambiente e na organização documental.”
Imprensa: Ascom TJBA
Foto: Nei Pinto
